中北大学审计处
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中北大学审计档案管理办法
2014-09-11 17:13   审核人:   (点击: )

校审2号

第一章 总 则

第一条 为规范审计档案管理工作,充分发挥审计档案的作用,根据《中华人民共和国档案法》、《审计机关审计档案管理规定》(审计署国家档案局令第10号)、《教育系统内部审计工作规定》和《中北大学内部审计工作实施办法》等有关规定,结合我校实际,制定本办法。

第二条 本办法所称审计档案,包括审计业务档案(以下简称业务档案)和审计行政档案(以下简称行政档案)。

第三条 本办法所称业务档案,是指学校审计业务工作形成的,具有保存价值的以纸质、磁质、光盘和其他介质形式存在的历史记录。

第四条 本办法所称行政档案,是指学校审计管理工作形成的,具有保存价值的以纸质、磁质、光盘和其他介质形式存在的文件材料。

第五条 本办法所称审计档案管理工作,是指建立审计档案并进行收集、整理、保管、利用、编研、统计、鉴定和归档的活动。

第二章 业务档案

第六条 业务档案按照审计项目立卷整理,按照业务种类归类编号,按照完成年度移交存档。

第七条 根据审计业务的类别,业务档案按照工程审计、财务收支审计、经济责任审计、专项审计等大类顺序排列。

第八条 各类审计项目完结后,及时按项目立卷归档。财务收支审计、经济责任审计、专项审计文件材料按项目立卷,一个审计项目可立一个卷或若干卷,不能将几个审计项目合并立为一个卷。对跨年度的审计项目,在项目审计终结的年度立卷。归档时间不得迟于审计项目结束后的次年三月份。财务审计项目在建立纸质档案的同时,还应建立电子档案。工程审计文件材料可以多个审计项目归入一卷。

第九条 工程审计项目应归档的主要文件材料:

(一)审计报告、工程结算审计结果通知单及工程结算审定书(主审人员出具的审计结果材料);

(二)工程立项审批文件、招投标文件、中标通知书、施工合同及有关会议纪要;

(三)图纸会审记录、设计变更通知单、施工变更签证、隐蔽工程验收记录;

(四)工程验收报告、项目管理部门报送的工程结算资料;

(五)甲供材料清单;

(六)与工程造价有关的其他相关资料。

第十条 财务收支审计、经济责任审计及专项审计项目应归档的主要文件材料:

(一)上级领导对审计事项的批示;

(二)审计委托书;

(三)项目审计计划、审计方案及其调整记录;

(四)被审计单位或人员承诺书;

(五)审计通知书;

(六)审计工作底稿和调查记录;

(七)审计报告征求意见稿;

(八)被审计单位或人员对审计报告征求意见稿的反馈意见;

(九)审计报告正稿;

(十)审计工作会议记录;

(十一)后续审计报告及审计意见落实情况;

(十二)其他有关材料。

第十一条 业务档案的文件材料分为四个单元。

(一) 第一单元为结论类文件材料:经校领导批示的情况说明、审计报告、审计决定书、审计移送处理书、被审计对象对审计报告的书面意见、审计组的书面说明等;

(二) 第二单元为证明类文件材料:被审计单位承诺书、审计工作底稿汇总表、审计工作底稿及相应的审计取证单、审计工作记录、审计证据以及与审计项目有关的请示、报告、批示和会议记录等;

(三) 第三单元为立项类文件材料:校领导或者其他职能部门(单位)的指示或委托性文件、与审计事项有关的举报材料及领导批示、调查了解记录、审计实施方案及相关材料、审计通知书和授权审计通知书等。

(四) 第四单元为其他备查类文件材料:被审计单位整改情况、该审计项目审计过程中产生的信息等不属于前三类的其他文件材料。

第十二条 审计案卷内的文件材料以结论类文件材料、证明类文件材料、立项类文件材料和其他备查文件材料四个单元为序进行排列。

结论类文件材料采用逆审计程序并结合文件材料的重要程度进行排列。

证明类文件材料按与审计项目实施方案所列审计事项或者会计报表科目对应的顺序排列。

立项类文件材料按文件材料形成的时间顺序并结合文件材料的重要程度进行排列。

其他备查文件材料按文件材料形成的时间顺序并结合文件材料重要程度进行排列。

第十三条 审计案卷内的每份或者每组文件材料之间的排列规则:

正件在前,附件在后;

定稿在前,修改稿在后;

批复在前,请示在后;

批示在前,报告在后;

重要文件在前,次要文件在后;

汇总文件在前,基础性文件在后。

第十四条 根据谁审计谁立卷的原则,建立立卷归档工作责任制。

在制定审计项目实施方案时,审计组组长制定专人负责该项目档案的立卷归档工作;审计项目实施时,立卷负责人及时收集和整理该项目的文件材料;审计终结后,由立卷负责人对该项目形成的文件材料进行整理、归纳、鉴别和取舍,并按立卷的规则和方法进行组卷,做到审结卷成,经审计组组长复查后移交档案管理人员。

第三章 行政档案

第十五条 行政档案按照文件或事项归类。文件印发或事项完结后,按照学校的规定及时归档。

第十六条 应归入行政档案的文件材料:

(一)上级机关颁布的审计法律、法规、制度,印发的专项或年度审计工作安排、审计简报等文件;

(二)学校审计工作的规章制度、年度计划、工作总结、重要会议记录、专项报告、请示及批复、审计工作表彰申报材料及获奖文件证书等;

(三)审计处的内部管理规章制度;

(四)校内外信访举报材料、记录以及审计查证、移交、处理情况;

(五)参加上级审计工作会议带回的文件材料;

(六)审计工作统计报表;

(七)其他应归于行政档案的文件材料。

第十七条 行政档案的排列规则

(一) 上级来文按照来文时间先后排序;

(二) 审计处发文的排序为:文件正本、附件、发文稿纸、定稿;

(三) 其他行政档案按照重要性原则排序。

第四章 保管与使用

第十八条 审计档案的保管期限根据审计项目涉及的金额、性质、对学校建设发展的影响等因素划定为永久、定期两种,定期分为30年、10年。

(一)永久保管的档案,是指特别重大的审计事项或第一次涉及的审计领域等具有突出代表意义的审计事项档案。

(二)保管30年的档案,是指重要审计事项、查考价值较大的档案。

(三)保管10年的档案,是指一般性审计事项的档案。

审计档案的保管期限自归档年度开始计算。

第十九条 审计处按照有关规定移交审计档案,由档案馆统一保管。

第二十条 审计档案的归档及保管执行《中北大学部门档案管理办法》等有关规定。

第二十一条 审计档案的密级及其保密期限,按卷内文件的最高密级及其保密期限确定,由档案管理人员按有关规定作出标识并按照相关规定进行管理。

第二十二条 审计档案仅供审计处内部使用,审计人员按照规定程序办理借阅手续。校内外其他单位需要查阅审计档案的,须经审计处处长批准。

第二十三条 对确无保存价值的审计档案进行登记造册,经分管领导批准后销毁。销毁审计档案,应当指定两人负责监销。

第五章 附则

第二十四条 本规定由审计处和档案馆负责解释。

第二十五条 国家法律、法规和有关政策另有规定的,从其规定。

第二十六条 本办法自发布之日起施行。

                                                              中北大学校办

                                                           2014年6月20日印发

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